پیش از اضافه کردن وضعیت‌های جدید به برد، جریان واقعی کار را روی کاغذ مرور کنید. هدف این است که هر عضو تیم بداند اکنون چه کاری باید انجام دهد و چه چیزی مانع قدم بعدی است.
ورودی کار از کجاست؟
درخواست مشتری، اشکال نرم‌افزار یا تصمیم جلسه هر کدام اطلاعات اولیه متفاوتی دارند. مشخص کنید چه کسی درخواست را ثبت می‌کند و کدام اطلاعات برای آغاز کار ضروری‌اند.
هر وضعیت چه معنایی دارد؟
نام‌هایی مانند «در حال بررسی» بدون تعریف مسئول و معیار خروج مبهم می‌مانند. برای هر مرحله بنویسید چه کسی کار را دریافت می‌کند، چه خروجی لازم است و چه زمانی می‌توان وضعیت را تغییر داد.
تأیید واقعاً کجا لازم است؟
تأییدهای غیرضروری صف ایجاد می‌کنند. فقط جایی مرحله تأیید بگذارید که تصمیم یا مسئولیت مشخصی وجود دارد. سپس مسیر بازگشت کار ناقص را نیز تعریف کنید.
از یک نسخه ساده شروع کنید
گردش کار اولیه را با چند کار واقعی آزمایش کنید. اگر اعضا برای انتخاب وضعیت مناسب سردرگم شدند، ساختار را ساده‌تر کنید. توسعه تدریجی بر اساس تجربه تیم معمولاً نتیجه روشن‌تری دارد.